Как заработать миллион за 10 часов
Группа учредителей одного из предприятий города Челябинска, посчитала выгодным
увеличение объемов производства на своем заводе. Для этого решили в кредит закупить
импортное оборудование. За работу взялись с энтузиазмом, используя привычный подход:
«Вначале ввяжемся, а там посмотрим». Никакого плана действий, распределения обязанностей
конечно не было. Как мне позже объяснили: «Потому, что мы все были очень заняты».
Подумали, что проще будет устранять проблемы по мере их поступления. И проблемы
конечно же появились. Вот краткий перечень самых ярких эпизодов.
Когда линию почти смонтировали, выяснилось, что «забыли» купить один важный компонент
– специальную упаковочную пленку. Привезли ее только через полтора месяца, да
не ту. Ошибочка вышла при оформлении. Повторили заказ. Когда наконец получили
необходимую пленку, неожиданно «вспомнили», что на ней должны быть название фирмы,
продукции, какой – нибудь рисунок. А дизайна нет. Его пришлось разрабатывать,
проверять на фокус группе. И на поиски фирмы, которая напечатает рисунок тоже
ушло время. Подобные заказы выполняют только в Европе. А срок изготовления и доставки
«всего» 45 дней.
Вся эта история длится уже пятый месяц. По самым скромным подсчетам незаработанная
прибыль составила около 1 миллиона рублей.
Многие, прочитав это пример, наверно подумают: «Бывает, все предусмотреть невозможно».
Эта мысль так убаюкивает россиян, что в итоге у нас даже зима каждый год приходит
внезапно, «когда ее совсем не ждешь».
Овладев современной и довольно простой технологией Управление проектом, потратив
около 10 часов на разработку проекта, герои нашей статьи могли бы упущенную прибыль
превратить в заработанный миллион.
Итак, что такое проект? Несколько лет назад в Германии за три часа из старого
в новое здание переехал целый аэропорт. То было уникальное событие в мировой практике.
Запомнилось как по телевизору показывали вереницу машин, спецтехники с работниками
аэропорта. За процессом следила ватага журналистов, в надежде отыскать хотя бы
один сбой в данном переезде. Напрасно! Это как же надо было подготовиться! Классический
образец высокой эффективности проектного подхода в работе.
Определений, что есть проект, много. Мне лично нравится следующее. Проект - это
уникальная совокупность скоординированных действий, предпринятая организацией
для достижения определенных целей с установленными сроками, затратами и параметрами
выполнения.
Очевидно, что проектный подход особенно эффективен при создании продукта или
услуги, которых до этого не существовало в природе. Либо организация решила производить
уже известный продукт, но собственного опыта не имеет. К примеру одна из челябинских
фирм, до этого занимавшаяся только торговлей, осваивает производство навесного
оборудования к тракторам.
К примеру, челябинская компания снова готовится провести ежегодный фестиваль
в нашем городе. Но изменилась сама фирма, ее статус, партнеры, количество предполагаемых
участников и т.д. Значит предстоящий фестиваль будет совершенно другим. Рассматривать
будущее событие, как проект выгодно, даже если существует опыт проведения аналогичных
мероприятий.
Управление проектом (Project Management) - это процесс планирования, исполнения
и контроля работ по проекту для достижения его целей в рамках
установленного бюджета и сроков, с надлежащим качеством.
С чего начинается работа над проектом? Конечно с определения его названия. Такая
простая на первый взгляд задача, очень часто вызывает в группе ожесточенные споры.
Помогают вопросы. Что увидят, услышат или купят ваши клиенты? Когда это должно
произойти и с какими затратами? Вот один из примеров адекватного названия проекта:
«Подготовка серийного производства изделия Х в соответствии с техническим заданием
к 22 апреля 2005 года с бюджетом в 100000 рублей». Не стоит думать, что цель
любого проекта выполняемого коммерческой организацией -это прибыль. Проекты могут
быть и социальные. Допустим переезд цеха в новое здание, внедрение нового программного
обеспечения и т.д.
Далее необходимо внимательно оценить исходное состояние своей фирмы и «осмотреться»
вокруг. По науке этот этап называют анализ среды проекта. Часть проектов провалились
просто потому, что организации не учитывали действия конкурентов или не обладали
достаточными человеческими, финансовыми ресурсами для выполнения задуманного.
Следующий этап это декомпозиция работ. То есть нужно взять и написать все работы,
которые необходимо выполнить для того чтобы достичь целей проекта. Работа честно
говоря нудная, но выполнимая. Легче ее конечно осуществить в группе. По опыту
знаю, что участники групп сами удивляются двум вещам. Во - первых – тому, что
оказывается так много нужно сделать. Во – вторых, тому что они умудрились все
это вспомнить. Если не хватает информации приглашают экспертов в данной области.
В противном случае риск проекта возрастает. Бывает и так, что некоторые работы
спланировать с достаточным уровнем достоверности можно только на определенном
этапе реализации проекта.
Если зафиксированы все необходимые работы, пора установить между ними взаимосвязи.
Какие-то операции можно выполнять только последовательно. Нельзя приготовить
шашлыки не нанизав мясо на шампуры. А некоторые работы могут осуществляться параллельно.
Выпивать на пикнике можно до, во время, после, а иногда и вместо приготовления
шашлыков. А если серьезно, то в ситуации приведенной вначале статьи дизайн упаковки,
к примеру, можно было разрабатывать параллельно с наладкой оборудования.
В конечном итоге становится ясно, какие работы необходимо выполнить, сколько
будет затрачено времени, кто их будет выполнять и какие ресурсы потребуются. Теперь
самое время проанализировать проект на предмет рисков. Делятся риски на две группы.
Первая группа – возможно только снизить негативные последствия. Пример - наводнение.
Весь цивилизованный мир от таких рисков страхуется, мы же чаще надеемся на авось.
Вторая группа - возможно предотвратить риск. На случай отключения электроэнергии
многие гособъекты имеют собственные дизельные электростанции. Иными словами, проект
сканируется с позиции вопросов: «Где возможны ситуации, ведущие к срыву проекта?
Что можно сделать если они произойдут?».
Вот собственно и все. Далее начинается реализация проекта. В определенных точках
отслеживается ход его выполнения. В идеале по завершению проекта его внимательно
анализируют дабы с максимальной пользой употребить полученный опыт.
Группа освоившая ключевые шаги управления проектом, способна за 6-10 часов провести
качественную разработку проекта аналогичную по масштабу тому, что мы описали в
начале статьи. Для небольших проектов достаточно листа бумаги и ручки. Программа
MS Project значительно облегчит планирование и реализацию крупных проектов.
Как правило, проектами занимаются специалисты, не обученные формальным методам
управления проектами. Если обеспечить их нужными знаниями, сотрудники смогут четко
ставить цели, и в результате быть на порядок успешнее.
Конечно не стоит ожидать, что работники радостно и легко перейдут к проектному
менеджменту. Несмотря на очевидные преимущества, они будут сопротивляться. Но
если отпор удастся преодолеть, то сократятся потери времени, денег на подготовку
и воплощение проектов. Руководство будет получать своевременную информацию о
состоянии выполняемых проектов. Повысится эффективность контроля за деятельностью
персонала. За счет роста числа проектов выполняемых в срок и с нужным качеством
увеличится конкурентоспособность и прибыльность компании.
|
